A rendszer működtetőjének kötelezettségei a Panasztörvényben

2023. július 24-én lépő új jogszabály értelmében a legalább 50 főt foglalkoztató vállalatok, az állami szervek, a tízezer fő feletti lakosú helyi önkormányzatok és a pénzmosási törvény hatálya alá tartozók belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására és folyamatos működtetésére kötelesek.

A rendszer működtetőjének kötelezettségei – a kivizsgálás és annak mellőzése

A belső visszaélés-bejelentési rendszer (a továbbiakban: rendszer) működtetője

• a rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentőnek, és a visszaigazolásban a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt a 2023. évi XXV. törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról; valamint
• a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn,

legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja [22. § (1)-(2) bek.].

A 2023. évi XXV. törvény javaslatának Indokolása (Indokolás) kiemeli, hogy a bejelentő tájékoztatására vonatkozó szabályok közül az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló 2019/1937 irányelv (Irányelv) alapján kifejezetten új elem a bejelentés kézhezvételéről való tájékoztatás, amely megvalósulhat akár automatikus üzenet útján is.
A törvény szerinti kivizsgálási határidő meg is háromszorozódhat, mivel különösen indokolt esetben az a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett meghosszabbítható akár három hónapra is. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól is tájékoztatni kell [22. § (3 bek.]. Amint a rendszer teljes működtetésében, úgy a bejelentések kivizsgálásában való közreműködéssel szerződés keretében bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható. Külső szervezet megbízása esetén is érvényesül az az elvárás, miszerint a külső szervezetre is a bejelentővédelmi ügyvédre irányadó összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályokat alkalmazni kell [22. § (4) bek.].  A bejelentés kivizsgálása során a rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt [22. § (5 bek.].

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg (a jogosultak köréről lásd a 2023. évi XXV. törvény 20. § (2) és (3) bekezdését!),
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés,
illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban [22. § (6 bek.].
Az Indokolás szerint ezen esetekben csak a bejelentésben foglalt információ „érdemi” kivizsgálása mellőzhető, azonban a bejelentés elintézése (a bejelentés megfelelő fogadása és kezelése, a bejelentő tájékoztatása stb.) ezekben az esetekben is kötelező, tehát a rendszer működtetője nem teheti meg, hogy ezen bejelentésekről egyszerűen „nem vesz tudomást” és azokat például a bejelentő tájékoztatása nélkül törli.

Kivizsgálás, tájékoztatás és a rendszer transzparenciája

A bejelentés kivizsgálása során

• értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és
• meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes cselekmény, illetve egyéb visszaélés orvoslására.

Ha a pedig bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, intézkedni kell a feljelentés megtételéről. A rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a rendszer működtetője az előbbiekben említett témakörökben a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette [23. – 24. §].
A rendszer működtetője világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a 2023. évi XXV. törvény szerinti
visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan [25. §]. Az Indokolás szerint a rendszer működtetőjének nemcsak a saját, hanem valamennyi, e törvény szerinti visszaélés-bejelentési rendszerre, eljárásra vonatkozó szabályokról szükséges tájékoztatást adni. E kötelezettség indoka az Irányelv értelmében az, hogy a bejelentés megtételét mérlegelő személyeknek kellő információ álljon rendelkezésükre ahhoz, hogy megalapozott döntést tudjanak hozni arról, tegyenek-e bejelentést, illetve, hogy milyen módon és mikor tegyék meg azt. E tájékoztatási kötelezettségét a rendszer működtetője számos megoldással teljesítheti: így az informáláshoz megfelelő eszköz például a foglalkoztató honlapja vagy az elektronikus levél.

Adatvédelem – a bejelentő és a bejelentéssel érintett személyes adatai

A rendszer keretei között
a) a bejelentőnek,
b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,
a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és annak tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak. A rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell az előbbiekben nem említett személyes adatokat [26. § (1)-(2) bek.].
A rendszerbe került személyes adatok kezelésére a 2023. évi XXV. törvénynek a panasz és a közérdekű bejelentés vizsgálata szabályai közül a panaszos vagy a közérdekű bejelentő személyes adatainak védelmére irányadó rendelkezést kell megfelelően alkalmazni (lásd a 6. § (2) bekezdését!). E szerint csak a bejelentés folytán kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át a személyes adatok, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. Ahogyan a panaszos és a közérdekű bejelentő, úgy a foglalkoztató által létrehozott belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tevő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra [26. § (1)-(2) bek.]. Amint az Indokolás megállapítja: a személyes adatok védelme – különösen a bejelentő személy személyazonosságának bizalmas kezelése – és a megfelelő garanciák biztosítása a rendszer működtetése esetén azért különösen fontos, hogy az esetleges megtorlás lehetőségét és esélyét csökkentse, ezáltal ne tántorítsa el a bejelentőt a bejelentés megtételétől.
A bejelentőre vonatkozó adatok tekintetében továbbá a panaszosra vagy a közérdekű bejelentőre irányadó másik szabály is (lásd a 6. § (4) bekezdését!) alkalmazandó, ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni [26. § (3) bek.].
Különös rendelkezés arra az esetre, ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik. Ekkor a természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára [26. § (4) bek.].
A rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, a 2023. évi XXV. törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor [26. § (5) bek.].
A bejelentő személyes adatainak védelmén túl a 2023. évi XXV. törvény külön rendelkezik a bejelentésben érintett személyre (azaz azon személyre, akire a bejelentés információt tartalmaz) vonatkozó garanciális szabályokról is, mivel az Indokolás szerint ezt a személyt a bejelentés alapján e rendelkezés hiányában hátrány érheti. A rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek

• a vizsgálat lezárásáig vagy annak eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig
• a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl –
• a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg [27. § (1) bek.].

A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy

• a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá, továbbá
• tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

E rendelkezések arra a személyre is alkalmazandók, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet [27. § (2)-(3) bek.].

A munkaadó saját szabályozása – bejelentés a belső visszaélés-bejelentési rendszerben

A 2023. évi XXV. törvény szerint, amennyiben a foglalkoztató a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezek megsértése a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelenthető [28. §]. A törvény ezen magatartási szabályok megsértésének bejelentését is integrálja a belső visszaélés-bejelentési rendszerbe annak egyértelműsítésével, hogy ezeket a jogsértéseket is a belső visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül lehet bejelenteni.
Ennek során tiszteletben kell tartani a munka törvénykönyve [Mt.] azon rendelkezését, miszerint a munkavállaló személyiségi joga akkor korlátozható, ha a korlátozás a munkaviszony rendeltetésével közvetlenül összefüggő okból feltétlenül szükséges és a cél elérésével arányos. A személyiségi jog korlátozásának módjáról, feltételeiről és várható tartamáról, továbbá szükségességét és arányosságát alátámasztó körülményekről a munkavállalót előzetesen írásban tájékoztatni kell [Mt. 9. § (2) bek.]. Az Indokolás szerint a munkáltató által megalkotott szabályokat előzetesen nyilvánosságra kell hoznia annak érdekében, hogy a munkavállalók jogainak korlátozása ne terjedhessen túl a feltétlenül szükséges és arányos mértéken. Egyben e szabályok meghatározását a nyilvánosság ereje is biztosíthassa, szükség esetén kikényszeríthesse.

(Folytatjuk)